Le management à distance, gérer ses équipes à tout moment

Au fil des décennies, notre environnement de travail n’a fait qu’évoluer, tout comme les nouvelles technologies. Des nouvelles méthodes de travail et de nouveaux métiers ont donc fait leur apparition. Le management a donc été fortement impacté par ces changements et notamment avec l’arrivée du télétravail. Nous allons donc étudier comment effectuer le management à distance et le fait de gérer ses équipes à tout instant !

L’évolution du management au travail

Le management à distance

La digitalisation du monde du travail s’est fortement démocratisée au début des années 2010, notamment chez les entreprises ultra-connectées de la Silicon Valley aux Etats-Unis. De nombreux métiers ont été créés, notamment autour d’Internet dans la communication, le marketing, la data… Des métiers traditionnels ont, quant à eux, vécu cette digitalisation de plein fouet. Les ressources humaines, la finance, la comptabilité sont les métiers les plus impactés.

Aussi, de nombreux outils de communication ont vu le jour pour permettre aux collaborateurs de rester en contact à distance. Le système des mails est maintenant monnaie courante dans une institution. Les messageries instantanées se sont rapidement développées pour permettre aux équipes de rester en contact avec leurs managers.

Des outils de gestion pour le manager

Il y a aussi de nombreux outils selon les besoins des services qui ont vu le jour avec le développement des technologies. A titre d’exemple, afin de remplacer les formats papiers, les outils comme Google Drive, Onedrive ont été créés. Ces outils permettent de stocker un certain nombre de documents directement depuis le cloud et donc accessibles à toute une organisation. Aussi, les outils de téléchargement comme Dropbox ou wetransfer permettent quant à eux de s’envoyer des documents entre collaborateurs.

Enfin, ce qui pourra intéresser les managers sont les outils de gestion de projet. Alors qu’auparavant, on privilégie un grand tableau dans un bureau. Plusieurs solutions en ligne offrent maintenant la possibilité aux managers de suivre l’état d’un projet et les missions de chacun. Que ce soit en planning ou en rétroplanning, sur des missions quotidiennes ou éphémères, ces outils permettent de suivre l’avancée d’un travail d’équipe jours après jours.

Tous ces outils sont des alternatives intéressantes pour permettre au manager de garder son rôle auprès de ses équipes, même à distance. Conserver le lien est pour lui un enjeu important puisque cela lui permet de mener à bien les projets.

Les bonnes pratiques du manager à distance

La confiance du manager envers ses équipes

Pour conserver ce fameux lien avec ses équipes, le manager va appliquer différentes méthodes. Il va être important pour lui d’avoir une sorte de prise de conscience par rapport aux enjeux du travail à distance. Avoir confiance en ses équipes sera, dans tous les cas, l’œuvre majeure de son management.

Premièrement, il sera important pour lui de faire un point régulier avec ses équipes. Cela permet de garder le contact entre chaque membre de l’équipe. Le mieux est de le faire en visioconférence afin de se voir « réellement » et donc mieux échanger. Cette étape est nécessaire pour ne pas laisser les collaborateurs à l’abandon. Qu’ils se sentent toujours concernés par le manager, même à distance. La régularité de ce point peut être ajustée en fonction des besoins et envies de chacun. Quotidien au début puis hebdomadaire par la suite est une option assez cohérente par exemple. Cet aspect rejoint le fait de se forcer à communiquer régulièrement. Il faut que le travail rendu soit de même qualité que lorsque le management s’effectue en présentiel.

Deuxièmement, de nombreux outils permettent de conserver ce lien et la productivité d’une équipe. Un outil de messagerie instantanée et de visioconférence viendra temporairement remplacer la présence au bureau. Des outils de stockage dans le cloud et de gestion de projet déjà utilisés quotidiennement seront toujours autant utilisés en télétravail. Il est donc possible de bénéficier de ces technologies, le plus souvent à moindre coûts pour le management à distance.

Manager ses équipes par l’information

Le manager a aussi un rôle d’information durant son management à distance. Chaque collaborateur de l’équipe doit avoir la même quantité d'informations. Si une asymétrie d’information se crée dans une équipe, les collaborateurs impactés peuvent se sentir biaisés et mis à l’écart. Le manager a pour rôle de faire descendre toutes les informations de sa direction vers ses équipes. Il doit tenir informé chacun de l’évolution de l’entreprise et des décisions prises. Dans ce cas, le management à distance sera aussi efficace que le présentiel.

Il faudra aussi prendre l’adaptabilité de chacun. Tous les collaborateurs ne s'acclimatent pas de la même façon à un management à distance. Cela concerne notamment les Soft Skills dont nous avons présenté le concept dans un précédent article. Il est nécessaire d’adapter son management à chacun pour gérer un travail en distanciel. Cela permet à tout le monde de rester productif tout en gardant le même objectif. Le bien-être des collaborateurs au travail passe aussi par un management à toute épreuve.

Encadrer et engager les équipes à distance

Le management du temps de travail

Il est important pour le manager de réguler le temps de travail de chacun. Il faut que chaque membre d’une équipe puisse se rendre joignable (par téléphone, messagerie, visioconférence…). Cela permet de ne pas trop être dans le flou au niveau d’un sujet. Il ne faut pas hésiter pour le manager à relancer régulièrement pour connaître l’avancement de chaque aspect d’un projet. Cependant, il est très important d’encadrer les échanges entre lui, le manager, et ses équipes. Il faut aussi encadrer les échanges internes à l’équipe et entre les services. Cet aspect est relativement important car chaque prise de contact doit être efficace et argumentée. Le risque pour un manager est que ses collaborateurs échangent mais que cela ne soit que peu productif. Sans ça, il y aura une perte de productivité et du précieux temps perdu pour l’équipe.

C’est pour cette raison qu’il peut sembler intéressant de garder un point d’étape chaque semaine. Ce point d’étape s’effectuera sur le même support à chaque fois. Il permettra à chacun d’échanger sur ses sujets, en équipe, au lieu d’échanger durant toute la semaine (sauf urgence) sur chaque petite mission sans que cela avance pour autant.

L’engagement de ses équipes

Le distanciel aura aussi un enjeu d’engagement concret des équipes. Le manager se doit de continuer à cultiver une culture d’entreprise au sein de ses équipes. Un employé qui ne vient plus au bureau, qui ne croise plus ses collègues à la machine à café etc… c’est un employé qui peut s’éloigner de son organisation. Il est donc très important pour un manager de conserver son engagement.

Pour cela, le manager peut pousser ses équipes à s’engager de différentes manières :

• Pousser les projets de chacun. Donner un sens à leur travail, malgré une situation de distanciel. Il faut réussir à valoriser et mettre en avant les productions de chacun. Le manager ne doit pas hésiter à féliciter et accorder de la reconnaissance au travail accompli.
• Célébrer avec son équipe ! Un bon management passe aussi par l’encouragement et le remerciement. Le manager peut organiser des moments conviviaux, même en distanciel ! Se garder un temps pendant la semaine où chacun discute de soi, de ses activités. Un moment où personne ne parle travail mais de leur vie autour d’un café. Il peut aussi envoyer quelques présents directement au domicile de chacun comme récompense.
• Favoriser les groupes de travail interactifs. Les différents managers peuvent s’accorder pour faire échanger leurs différentes équipes entre elles. Il est possible de mixer les collaborateurs de différents services afin de les rapprocher et de créer du lien en distanciel !

Le management à distance est une vraie alternative proposée par les nouvelles technologies. Cela permet de conserver une continuité dans le travail, même depuis chez soi. Il est donc très important pour le manager de conserver du lien avec ses équipes. Son management va s’adapter à chacun sur chaque projet mais il est important pour lui de conserver ses objectifs. Engager les salariés ne sera pas chose aisée mais de nombreux outils permettent aujourd’hui de garder cette pérennité dans le temps et à distance !