Être efficace lors des réunions

Dans les métiers de bureau, les réunions font partie intégrante de la vie quotidienne. Elles permettent aux équipes de se rencontrer, d’échanger sur des projets et de prendre des décisions. Ces réunions se doivent d’être efficaces et constructives afin de permettre à tout le monde d’avancer sans perdre de temps. C’est pourquoi nous allons voir comment réussir à être efficace lors des réunions de travail.

Être constructif lors des réunions

Gérer le rythme des réunions

Le plus important dans une réunion, c’est de réussir à être constructif. Autrement dit, il ne faut pas faire des réunions pour faire des réunions. Il faut donc bien les préparer et s’assurer que chaque participant en ressort avec de nouvelles informations et que les projets évoqués soient avancés. Parfois, il peut être tentant de créer un rendez-vous hebdomadaire, voire quotidien afin de faire un point régulier au sein d’une équipe.

Ce genre de pratique peut s’appliquer sur un court terme. Par exemple, lorsque l’on approche d’un événement ou alors pour un projet spécifique. Sur le long terme, ce format fonctionne moins car il paralyse l’emploi du temps des équipes. Il est important de ne pas trop remplir le calendrier de ses collaborateurs. Leur laisser le temps de travailler de leur côté est primordial afin qu’il puisse présenter l’avancée de leurs réalisations aux réunions.

Il peut y avoir des réunions entre le comité de direction dans les grandes entreprises afin d’échanger sur les sujets génériques : RH, comptabilité, communication etc. Il peut aussi y avoir des réunions entre managers afin de s’accorder sur les différentes marches à suivre entre les services. Enfin, il peut y avoir des réunions entre les managers et leurs équipes mais aussi au sein des équipes elles-mêmes. C’est pour cette raison qu’il est important de définir un cap à chaque réunion. Elle doit être pertinente et efficace pour tout le monde.

Une réunion efficace pour tout le monde

Lors de réunions, il est essentiel que chacun puisse avoir des retours sur son travail. Personne ne doit être mis de côté et se sentir délaissé. Les participants à la réunion doivent avoir leur moment de parole. Cela leur permet d’exposer leurs réalisations, d’avoir des retours sur celles-ci.

Chaque collaborateur avance de son côté sur ses projets dans une équipe. Cependant, il y a un moment où il faut obligatoirement avoir des retours sur sa production. Cette étape permet d’avoir un regard extérieur et d’effectuer des ajustements plus facilement. Les réunions permettent ce procédé car chacun donnera un avis constructif sur les productions des autres.

La réunion est un moment d’information entre le manager et ses équipes. Le manager peut utiliser ce temps pour donner différentes directives à son équipe. Il peut aussi présenter les projets à venir. Ce moment doit aussi être un moment d’échange entre chaque collaborateur. Il doit permettre de définir les étapes à suivre et les démarches futures.

Organiser des réunions de travail

Travailler en équipe lors d’une réunion

Afin que la réunion se passe correctement, il est important de respecter certaines conditions. Il faut tout d’abord définir les objectifs en amont de cette réunion. Il faut aussi sélectionner les bons participants car une personne qui n’est pas en lien avec le sujet sera une perte de temps. Aussi, il est important de bien respecter l’horaire de la réunion afin de ne pas arriver en cours. Dans ce cas, il devient compliqué d’accrocher le sujet et de se plonger dans la réunion. Tous ces aspects permettent une bonne efficacité.

La réunion est avant tout un travail d’équipe. Il est donc concevable d’organiser une réunion de travail plutôt que d’information. Ces réunions de travail permettent aux équipes de se réserver un temps dans la semaine afin de travailler en groupe. Ce sont des modules intéressants pour les projets car ils permettent d’avancer rapidement, réduisant les canaux de communication (e-mails, messagerie instantanée, téléphone).

Les participants peuvent émettre des idées à voix haute et une personne sera chargée de tout prendre en note afin de faire un compte-rendu suite à celle-ci. Ce format de travail permet aussi de casser la routine du travail ou chacun évolue de son côté, sans forcément échanger sur les idées et projets des autres. C’est pour cela qu’il se trouve être efficace au sein d’une équipe projet.

Fixer un cap pour une réunion efficace

Le point primordial afin d’être efficace dans une réunion de travail, c’est de réussir à y fixer un cap. La méthodologie TOP a été mise en place dans ce sens. Elle permet aux managers de bien organiser leur réunion de travail. Elle repose sur le fait de se poser 3 questions :

• Thème
• Objectif
• Plan

Le thème permet de savoir de quoi nous allons parler durant la réunion. Quel sera l’idée globale qui sera débattue entre les participants à la réunion. Définir le thème permet de ne pas divaguer dans sa réunion et de rester efficace.

L’objectif permet de connaître la finalité que l’on veut donner à sa réunion. Créer des axes de réflexion ? Avancer sur des sujets en particulier ? Réaliser des arbitrages ? Conclure un projet ? L’objectif doit être clair en début de réunion afin que chacun aille dans ce sens durant celle-ci.

Enfin, le plan définit la forme de la réunion. Est-ce une réunion d’information ? De réflexion ? De travail ? Mais surtout connaître l’ordre de celle-ci. Le plan permet de savoir qui va intervenir, et sur quel sujet. Le but étant toujours d’essayer de gagner en ordre et en efficacité.

Manager ses réunions à distance

Une nouvelle forme de réunions

Avec les nombreuses avancées technologiques que le monde du travail a connues, les réunions se sont lentement transformées. Il est maintenant possible d’effectuer des réunions chacun de son côté, en visio-conférences.

Ce format s’est démocratisé sous la forme de webinar, pour un grand nombre de personnes donc. Mais avec la pandémie de 2020, les organisations se sont tournées vers ces nouveaux outils de communication afin de rester en contact. Cela a permis aux équipes de continuer à faire des points entre elles et de se voir via la webcam. Des outils comme Microsoft Teams ou Google Meet sont devenus courants.

Cependant, ces outils ne remplacent pas totalement la réunion classique. Ils sont pratiques pour échanger à l’oral, faire des points d’avancement, mais moins pour travailler en équipe. Ils ne pas permettent une efficacité et une productivité maximale car il est difficile de rester concentré en réunion derrière son écran plus d’une heure.

Réussir à être efficace en réunion à distance

Il faut donc bien préparer ses réunions en visioconférence. Tout d’abord, les moments de paroles doivent être contrôlés car il est difficile de discuter et de débattre en même temps à cause du délai. Cela peut vite devenir incompréhensible.

Chaque participant doit être correctement équipé par son entreprise afin de pouvoir être vu et entendu durant les réunions à distance. Avoir un bon micro, une caméra correcte mais aussi un ordinateur performant qui lui permet de faire du multi-tâche.

L’échange entre chaque participant est donc plus compliqué. Il est important de bien veiller à ce qu’il n’y ait pas trop d'intervenants durant une réunion. Certains n'oseront pas prendre la parole, d’autres ne se sentiront pas concerné par le format. Les réunions en petit comité sont à privilégier.

Au-delà de ça, les règles de base doivent s’appliquer à une réunion à distance : la ponctualité, le respect du temps de parole, l’échange, le débat. C’est même un outil qui se montre performant dans la présentation de diapo. Contrairement aux réunions classiques ou il faut avoir un rétroprojecteur à portée de main.

Organiser des réunions est donc un aspect vital pour beaucoup de métiers, notamment les métiers de bureau. Il permet aux équipes de se rassembler, de connaître l’avancée des projets et ceux à venir. Cela permet aussi de débattre, de réaliser des arbitrages, de prendre des décisions. Il est cependant nécessaire de bien les structurer au niveau du fond comme de la forme afin d’être efficace et de ne pas travailler dans le vide sans que la réunion ait été productive.